PAGOS ANTICIPADOS EN PROYECTOS DE SERVICIOS

Con los controles adecuados, o cuando se utiliza como herramienta de negociación, el uso de anticipos puede favorecer al éxito del proyecto

Como parte de las condiciones comerciales que rigen los acuerdos comerciales, dentro de la forma de pago, se puede incluir un “Anticipo”, que básicamente corresponde a un valor entregado previo a la prestación del servicio.

Cuando nos encontramos frente a la negociación de un nuevo proyecto de servicios, o actuamos como Gerente de Proyecto, o Gerente de Control de Proyectos, resulta valioso tener ciertas consideraciones de índole gerencial sobre el manejo del anticipo del contrato.

Usos del anticipo


En general el Anticipo se puede utilizar en cualquiera de los siguientes casos:

  • El proveedor precisa realizar inversión de algún tipo para poder brindar el servicio (por ejemplo si el proveedor requiere invertir en equipos, capacitación, subcontratación a terceros, otros, a fin de poder brindar el servicio)

  • No se conoce el momento en el que el cliente requerirá recibir el servicio (por ejemplo al contratar un seguro de accidentes, o al contratar un soporte técnico emergente)

  • Cuando se desea otorgar a el proveedor disponibilidad de un capital para facilitarle tener una eficaz y eficiente prestación del servicio.

  • Cuando se acuerde en la fase de negociación del contrato, en virtud de por ejemplo:

    • Disminuir el costo de financiamiento para el proveedor, lo cual repercute en mejores precios de venta.

    • Disminuir el riesgo al proveedor (de no poder cobrar en el futuro), por lo que se puede obtener un mejor precio.



"Se puede usar el anticipo como herramienta de negociación para obtener otros beneficios como: mejor plazo de entrega, mejores tiempos de respuesta, o muchísimos otros factores a considerar en la negociación".

Consideraciones para el cliente al entregar anticipos:

Consideraciones que el cliente debe tener en cuenta al entregar valores en anticipo:

1. Registro Contable como Activo:

En la mayoría de casos, es razonable considerar al “Pago Anticipado” como un activo de la empresa (registrándolo en la contabilidad en una cuenta de activo), pues al momento de realizar el pago el cliente aún no ha recibido el servicio contratado, y normalmente el cliente podrá reclamar su devolución si el proveedor no brinda el servicio. Debiendo por supuesto enviarlo al costo o gasto posteriormente cuando se reciba el servicio.

La importancia de marcar como activo a un anticipo rádica en la posiblidad de afectar o no al balance de la empresa.

Nota: Según el criterio contable, en ciertos casos especiales es también razonable registrar el Pago Anticipado como un gasto, especialmente cuando los beneficios a obtener no guardan relación directa al giro del negocio, sobre este tema existe amplia discusión que no es objeto de esta publicación.

2. Devengamiento del Anticipo

El Cliente debe exigir al Proveedor prueba fehaciente de que el anticipo está siendo progresivamente utilizado de forma correcta, convirtiendose dicho anticipo en los beneficios esperados por el proyecto.

En los proyectos de servicios, para demostrar el devengamiento del anticipo, se puede utilizar un documento de control denominado “Planilla Valorada de Avance” de la ejecución del contrato, la cual incluye un desglose del anticipo efectivamente devengado. En el siguiente enlace mostramos un ejemplo de elaboración de la planilla en un contrato que incluye anticipo.

3. Garantía de Buen Uso de Anticipo

Cuando el monto o el riesgo lo amerite, y a fin de limitar el riesgo de que el proveedor realice un mal uso del anticipo (ejemplo: utilice el anticipo en otros proyectos), se puede acordar en el contrato la entrega de una “Garantía de Buen Uso de Anticipo”, la cual está bastante bien explicada en éste excelente blog sobre las caractéristicas de una Póliza de Buen uso de Anticipo, debe tener presente también:

  • El valor de la póliza usualmente disminuye en el tiempo (con cada renovación) en función del anticipo efectivamente devengado.

  • Si bien en contratos con el sector público se suele exigir una poliza por el 100% del valor del anticipo, en contratos con el sector privado se suele exigir la poliza por un porcentaje menor (ejemplo 60% o 70% del valor a entregarse como anticipo) en virtud de no incrementar los costos indirectos del contrato.

Conclusión

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Cuando se aplican los controles adecuados, o cuando se desea utilizarlo como herramienta de negociación, el uso de anticipos puede favorecer al éxito del proyecto que se ejecuta.
 

Acerca del Autor:
Ing. Andrés Calle
Gerente General en TRESCLOUD Cía Ltda
Especialista en Proyectos de ERPs con Odoo