Integración de Odoo con d2 Web de Biometrika para Nómina

 Detalle 

Anteriormente, el departamento de Recursos Humanos debía recopilar la información de los trabajadores y registrar a mano (o en hojas de cálculo) el número de horas nocturnas, suplementarias y extraordinarias, lo que representaba una alta carga operativa y un amplio margen a errores humanos. 
Es importante aclarar que Odoo siempre ha realizado los cálculos monetarios de forma automática; el verdadero problema radicaba en el ingreso manual de los datos y permisos al sistema para que este pudiera calcular. Con esta nueva integración, nos aliamos con Biometrika (a través de su plataforma d2 y dispositivos biométricos) para automatizar precisamente el registro de las horas y novedades. De este modo, la cantidad de horas trabajadas y permisos fluyen solos hacia el ERP, dejando que Odoo haga el cálculo de nómina que siempre ha hecho, pero eliminando la digitación manual previa.

 ¿Qué es esta funcionalidad?

Esta funcionalidad establece una conexión bidireccional entre los módulos nativos de Recursos Humanos de Odoo y la plataforma d2 de Biometrika. A nivel técnico, la integración interactúa directamente con el módulo de Ausencias, enviando los Tipos de Permiso y sus aprobaciones hacia los sistemas biométricos.

Del mismo modo, nutre automáticamente las Entradas de Trabajo con los registros de asistencia reales. En lugar de que el usuario de RRHH registre "x" cantidad de permisos o justificaciones de forma manual como si fuera un sistema aislado, Odoo envía automáticamente la base de datos de los empleados y el estado de sus contratos, y recibe de vuelta el registro exacto de horas (nocturnas, suplementarias y extraordinarias) para inyectarlos en la nómina.

 Beneficios

• Cero ingresos manuales: Se erradica por completo la digitación del número de horas nocturnas, suplementarias y extraordinarias; Odoo importa el registro directamente desde d2 para proceder con el cálculo.

• Exactitud garantizada: El pago de nómina se procesa basado al 100% en los marcajes reales de la plataforma biométrica, eliminando los errores de transcripción.

• Actualización en tiempo real: Cualquier contratación, vacación o permiso reportado en Odoo actualiza los terminales de Biometrika casi al instante.

• Omnicanalidad: La integración procesa la información sin importar si el marcaje proviene de dispositivos de huella, rostro, iris o aplicaciones móviles de Biometrika.

 Configuración

Para poner en marcha esta integración, debes dirigirte a los Ajustes de Nómina. Dentro de la sección de integración, debes habilitar la opción de Sincronización con d2. Al marcar esta casilla, se desplegarán los campos para completar la información y credenciales de conexión (API).

Para establecer la conexión, es necesario configurar los siguientes parámetros en el sistema: URL del servidor, Usuario y Token de seguridad. Dichas credenciales de acceso se obtienen directamente a través de nuestro socio estratégico Biometrika. Una vez ingresados y guardados estos valores en Odoo, la vinculación entre ambos sistemas quedará establecida de forma segura.

 ¿Qué cambia?

En la sincronización de Empleados y Contratos:

• Antes: Se debía crear la ficha del empleado en Odoo y luego ir al sistema de biométricos a registrarlo manualmente para habilitarle el acceso.
• Ahora: Todo empleado y contrato creado o modificado en Odoo se actualiza en d2 automáticamente. Este proceso general corre en segundo plano cada 15 minutos; sin embargo, si se modifica algún campo mapeado, el sistema lanza la sincronización de forma inmediata. Además, se agregó un botón en la vista del empleado para que el usuario pueda forzar la actualización manualmente en el momento que lo necesite.

¿Qué sucede si falla la sincronización de un empleado?

En caso de que la sincronización de un perfil hacia d2 no se complete exitosamente, Odoo mostrará una alerta visual con un mensaje en rojo directamente en la ficha del trabajador. Este mensaje detallará la razón exacta del error, lo que facilita al usuario su rápida corrección, posteriormente de ello el sistema volverá a sincronizar el empleado automáticamente.

Adicionalmente, para optimizar el control de grandes volúmenes de personal, se ha incorporado el filtro "Estado de sincronización d2" en la vista de lista de empleados. De esta manera, el departamento de Recursos Humanos puede identificar de un vistazo qué perfiles faltan por sincronizar o cuáles presentan inconsistencias.

En la gestión de Ausencias y Vacaciones:

• Antes: Las ausencias y vacaciones registradas y aprobadas en el ERP no se reflejaban en el control de acceso, generando ausencias injustificadas en los reportes del biométrico. Adicionalmente, estas ausencias debían ser gestionadas en ambos sistemas de forma manual, lo que generaba inconsistencias con el mapeo del tiempo de marcaje.
• Ahora: Al aprobar o rechazar un permiso en Odoo, la información se envía a d2 de forma automática cada 15 minutos, justificando la inasistencia sin doble trabajo. El usuario también tiene un botón para sincronizar el registro manualmente al instante (siempre y cuando el empleado ya esté sincronizado previamente con Biometrika).

¿Qué sucede si falla la sincronización de un permiso o ausencia?

Al igual que con la gestión de empleados, si una ausencia, vacación o permiso aprobado en Odoo no logra registrarse exitosamente en d2, el sistema emitirá una alerta. Dentro del registro de la ausencia, el usuario visualizará un mensaje en rojo que detalla el motivo exacto del fallo de conexión o validación, posteriormente de una corrección el sistema volverá a sincronizar la ausencia automáticamente.

Para facilitar la gestión masiva, se puede utilizar el filtro "Estado de sincronización d2" en la vista de lista de ausencias. Esto permite al equipo de Recursos Humanos identificar rápidamente qué permisos no han pasado al biométrico y forzar la actualización manual con un solo clic, garantizando que el control de acceso siempre refleje la realidad.

Cálculo de Nómina Automático (Horas Nocturnas, Extras y Suplementarias)

Al generar los roles de pago mediante un lote de nómina (batch), el usuario cuenta con un nuevo botón llamado "Sincronizar con d2". Al ejecutar esta acción, el sistema sincroniza de forma masiva todas las nóminas incluidas en ese grupo.

Adicionalmente, si el caso lo requiere, es posible lanzar esta sincronización de forma unitaria o manual. Esto se realiza a través del botón integrado directamente en la pantalla del recibo de nómina individual del empleado.

Ya sea que se ejecute de manera masiva o individual, el sistema extrae las horas exactas consolidadas por Biometrika, eliminando por completo el tedioso ingreso manual de datos. Con esta información inyectada, Odoo procede a clasificar las entradas y a calcular automáticamente las horas en la nómina junto con su respectivo valor monetario.

¿Qué sucede si hay inconsistencias en los recibos de nómina?

 De manera similar al control de empleados y ausencias, el sistema ofrece trazabilidad total sobre los recibos de nómina. Dentro de cada recibo, el usuario puede visualizar un campo con la "Última fecha de sincronización con d2", lo que permite auditar cuándo fue la última vez que se extrajo la información biométrica. Si existiera algún fallo de conexión o la nómina estuviera pendiente de actualizarse, se dispone de un botón individual llamado "Sincronizar con d2" para forzar la descarga de datos en ese documento específico. 

Adicionalmente, el equipo de nómina puede filtrar desde la vista de lista aquellos recibos que presenten errores o estén pendientes. 

En caso de requerir una corrección masiva, basta con dirigirse al Lote de Nómina (Batch) y ejecutar la acción para mandar a sincronizar nuevamente todos los recibos incluidos en dicho grupo con un solo clic.